Het leerlingendossier

In het leerlingendossier staan alle persoonlijke gegevens van elke leerling. Het gaat om contactgegevens, informatie over schoolresultaten, medische testen, enz. Daarnaast kan je er ook vaak informatie vinden over de ouders, zoals hun beroep. De school mag die info niet zomaar gebruiken, want ook hier is de privacywet van toepassing. Lees hier wat mag en hoe.

Wanneer mag de school iets bijhouden?

Allereerst mag informatie worden bijgehouden wanneer de wet dit toelaat. Het gaat dan bijvoorbeeld over administratieve & begeleidende gegevens (adres om contact te kunnen nemen, rijksregister om leerplicht te controleren, specifieke behoeften van het kind bv. bij dyslexie …).

Als er geen wettelijke basis is, mag de school enkel gegevens bijhouden indien ze hiervoor toestemming heeft gekregen. Aangezien de leerling meestal minderjarig is, zal deze toestemming moeten worden gegeven door de ouders. Als de ouders geen toestemming geven, mag die informatie niet worden opgeslagen. Zo kan de school wel vragen of de leerling ooit drugs heeft gebruikt, maar hoeft de leerling (of zijn ouders) daar niet op te antwoorden.

Verder moet de informatie ook steeds een doel hebben. Een telefoonnummer van de ouders zal bijvoorbeeld nuttig zijn als er iets gebeurt met de leerling, maar de seksuele geaardheid van de leerling heeft voor de school dan weer geen enkel belang.

Wat mag de school doen met dit dossier?

Allereerst mag de school het dossier gebruiken om de leerling te ondersteunen. Dit zijn de zogenaamde onderwijs- en opvoedingsopdrachten van de school. In het kader daarvan mag de school het dossier ook doorgeven binnen de school, bijvoorbeeld als een leerling van studierichting verandert.

Het doorgeven van gegevens naar een andere school is dan weer minder evident. Sommige administratieve gegevens mogen wel worden doorgegeven, maar dit is niet altijd het volledige leerlingendossier. Zo mogen bepaalde (negatieve) gegevens niet zomaar worden doorgegeven, aangezien een leerling anders misschien geen eerlijke kans zal krijgen op de nieuwe school. Zo kan er wel worden vermeld dat er ooit een tuchtmaatregel is genomen, zonder dat dit in detail wordt toegelicht. Als de school meer wil doorgeven dan hetgeen wettelijk is bepaald, dan zal de leerling (of zijn ouders) toestemming moeten geven.

Het publiceren van gegevens (bv. het uithangen van resultaten in de school) is niet toegelaten zonder toestemming.

Hoe lang mag de school deze gegevens bijhouden?

Voor veel documenten is het wettelijk bepaald hoe lang deze mogen worden bijgehouden. Voor alle andere documenten vallen we terug op de privacywet, die stelt dat de info “niet langer dan noodzakelijk” mag worden bewaard. Dit betekent dat de gegevens dus beter worden verwijderd van zodra hun doel is bereikt. Dit wil uiteraard niet zeggen dat gegevens moeten worden verwijderd van zodra de leerling de school verlaat. Vaak is het nuttig om in een bufferperiode te voorzien.

Hoe kan het leerlingendossier worden gecontroleerd?

De controle van de gegevens in het leerlingendossier gebeurt via het zogenoemde “inzagerecht”. Dit recht wordt uitgeoefend op vraag van de ouder, die de minderjarige leerling vertegenwoordigt. De school hoeft echter niet zomaar het hele dossier (of een kopie ervan) af te geven, ze mag ook gewoon vertellen wat er in staat.

Volgende zaken kunnen worden nagekeken:

  • Zijn alle gegevens correct en up-to-date?
     
  • Mogen de gegevens worden bijgehouden en zijn ze relevant voor hun doel?
     
  • Worden de gegevens niet langer bijgehouden dan toegelaten?

Indien er onjuiste gegevens in het leerlingendossier staan kunnen deze kosteloos worden verbeterd. Dit “recht op verbetering” kan altijd voor “objectieve gegevens”, zoals je naam of adres. Er kunnen echter ook “subjectieve gegevens” in een leerlingendossier voorkomen, waarbij de verbetering vaak beperkt blijft tot een vermelding dat de leerling (of de ouder) het gegeven betwist.

Wist je dat: Minderjarige leerlingen

Als de leerling nog geen 18 jaar oud is, dient het inzagerecht te gebeuren via (één van) de ouders.