Wat is het?
Bij online proctoring maakt de leerling thuis een examen. Ondertussen controleert een softwareprogramma of een leerling niet spiekt tijdens het examenmoment. Er zijn verschillende manieren van online proctoring. Zo is het mogelijk om als leerkracht mee te kijken via de webcam van de leerling wanneer deze het examen maakt. Dit kan zowel tijdens het maken van het examen zelf als achteraf door het bekijken van een opname. Een andere manier van online proctoring is het meekijken op het computerscherm. Zo wordt er gecontroleerd welke muisbewegingen de leerling maakt en welke bestanden hij of zij opent. Ten slotte bestaan er ook programma’s die het mogelijk maken om beelden te laten analyseren. Dit kan door een externe firma buiten de onderwijsinstellingen of op een geautomatiseerde manier met behulp van een algoritme.
Online proctoring brengt privacyrisico’s met zich mee. Er wordt namelijk meegekeken in de persoonlijke omgeving van de leerling. Omdat deze programma’s persoonsgegevens verwerken, moet je als school rekening houden met de verplichtingen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’) oplegt. De belangrijkste aandachtspunten worden hieronder kort weergegeven.
Aandachtspunten bij het gebruik van online proctoring-tools
Verwerkingen van persoonsgegevens moeten volgens de AVG altijd een grondslag hebben. Als je als school de proctoring wil verplichten voor iedere leerling, dan moet je kunnen aantonen dat het gebruik van een dergelijke toepassing noodzakelijk is voor het uitvoeren van een taak die je in het kader van het algemeen belang uitoefent. Je moet ook aantonen dat het inzetten van die toepassingen hiervoor noodzakelijk is. Dit betekent dat je als school proctoring niet mag verplichten als examinering en evaluatie op een andere manier mogelijk is. Als er dus geen verplichting is tot afstandsonderwijs, dan kan je het gebruik van online proctoring niet opleggen.
Een school moet op voorhand nauwkeurig bepalen waarom zij proctoring precies wil gebruiken (wat is het doel van het inzetten van een dergelijke toepassing?). Verder moet je nagaan of het inzetten ervan noodzakelijk is voor het doel dat je ermee wil bereiken. Dit betekent dat je als school moet afwegen of er minder ingrijpende alternatieven bestaan (zoals bijvoorbeeld een online examen met achteraf een mondeling evaluatiemoment door de leerkracht). Als er geen alternatieven zijn moet je toch steeds kiezen voor de toepassing met de kleinst mogelijke impact op de privacy van de leerlingen. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is dat de eindbeslissing steeds door de leerkracht of een andere (onafhankelijke) persoon moet worden genomen, en niet door het algoritme gebruikt in de tool.
Bijvoorbeeld: het gebruik van programma’s die beroep doen op algoritmes om de oogbewegingen van de leerling te detecteren is disproportioneel omdat deze factor niet noodzakelijk wijst op spieken en de leerlingen zich ongemakkelijk kunnen voelen. Ook het nemen van een scan van de hele kamer is een serieuze inmenging op de privacy van de leerlingen omdat er persoonlijke objecten in beeld worden gebracht. Een goed alternatief op deze ‘room scan’ is een scan van de bureau op verboden materiaal.
De school mag de verzamelde persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk is voor het doel. Je verwijdert bijgevolg best de beelden van zodra er geen sprake is van spiekgedrag door de leerling of, indien er door de examinator werd geoordeeld dat er wel sprake is van spieken, na het horen van de leerling en de definitieve beslissing hierover.
Naast de bovenstaande aandachtspunten legt de AVG nog enkele andere verplichtingen op die belangrijk zijn om te vermelden. Om te beginnen moet je als school een zogenaamde verwerkingsovereenkomst afsluiten met de aanbieder van de online proctoring-tool. Je moet ook zorgen dat de persoonsgegevens verzameld door online proctoring zo goed mogelijk beveiligd worden, bijvoorbeeld op een beveiligde server met beperkte toegang. Dit en nog andere aspecten van de verwerking moeten opgenomen worden in een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (een zogenaamde ‘GEB’). Het gebruik van online proctoring levert namelijk een hoog risico voor de privacy van leerlingen op. De GEB heeft als doel inzicht te geven in de risico’s die de verwerking oplevert voor de leerlingen en in de maatregelen die de school zal nemen om de risico’s af te dekken.
Ten slotte is het belangrijk dat de leerlingen en hun ouders voor het afleggen van het online examen onder proctoring op een toegankelijke en begrijpelijke manier geïnformeerd worden over waarvoor de software wordt gebruikt, hoe het werkt, waarom het noodzakelijk is en wat hun rechten zijn die ze kunnen uitoefenen. Het is ook aangeraden om als school richtlijnen voor leerkrachten op te stellen over het gebruik van online proctoring. De leerkrachten kunnen zich op deze richtlijnen baseren indien ze gebruik willen maken van dergelijke tool. Bepaal in deze richtlijn onder andere in welke gevallen er gebruik mag worden gemaakt van dergelijke toepassingen en welke tools er (niet) gebruikt mogen worden.
