Schriftelijke toestemming
De Gegevensbeschermingsautoriteit raadt de scholen aan om gebruik te maken van een schriftelijke toestemming wanneer ze binnen de besloten kring van hun instelling gerichte beelden wil maken of gebruiken. Op het toestemmingsformulier schrijf je voor de gerichte beelden nauwkeurig de soorten foto’s en filmpjes die genomen worden, de verspreidingsvorm (intern, extern, krantje, internet, e-mail, …) en het doel.
Het is immers zo dat in een besloten kring een onderscheid wordt gemaakt al naargelang de beelden gericht of niet-gericht zijn. Wat nu precies “gericht” en “niet-gericht” is, hangt sterk af van de context en wordt geval per geval bekeken.
- Een “gericht” beeld slaat veeleer op
- een beeld van een individu of
- een beeld waarin één of enkele personen tijdens een groepsactiviteit worden uitgelicht
- of wanneer voor een afbeelding geposeerd wordt. Een goed voorbeeld hiervan zijn de klassieke klasfoto’s of een individuele foto
- Bij een “niet-gericht” beeld gaat het eerder om beeldmateriaal dat een algemene, spontane en niet geposeerde sfeeropname weergeeft zonder daaruit één of enkele personen eruit te lichten. Een groepsfoto van de klas tijdens een boswandeling of sportactiviteit is hier een voorbeeld van. Voor zulke beelden volstaat het dat je de betrokken personen/leerlingen inlicht over het feit dat dergelijke beelden zullen worden genomen, voor welk doel je dat doet en om welke publicatie het gaat.
Het toestemmingsformulier
De schriftelijke toestemming wordt best verkregen via een specifiek toestemmingsformulier. Op dit formulier moet de school nauwkeurig de soorten foto's en filmpjes aanduiden die genomen worden, zoals bijvoorbeeld klasfoto's. De verspreidingsvorm zou ook moeten genoteerd worden zodat duidelijk is of de klasfoto alleen een papieren versie zal kennen of ook op de schoolwebsite en/of op de Facebookpagina van de school terecht komt.
Aangezien de Privacywet vereist dat de toestemming onder meer specifiek dient te zijn, moet het mogelijk zijn voor de betrokken kinderen en/of ouders dat zij toestemming geven voor de ene verspreidingsvorm en eventueel niet akkoord gaan voor een andere.
Om een aantal discussies op voorhand in de kiem te smoren, wil de Gegevensbeschermingsautoriteit ook enkele tips meegeven. Voor de publicatie van foto's op het internet kan gedacht worden aan volgende beveiligingsmaatregelen:
- scherm specifieke pagina's met foto's af voor zoekmachines (zodat een zogenaamde indexering wordt tegengegaan),
- gebruik indien mogelijk wachtwoorden of een andere passende methode om een doelgroep af te bakenen,
- beveilig machines en achterliggende databases tegen onbevoegde toegang door derden,
- zorg ervoor dat een foto niet zomaar kan bewaard worden via een klik met de rechtermuisknop.
En als het niet mogelijk is om toestemming te vragen? Zorg er dan voor dat je de beelden voldoende anoniem maakt.
